Órgão competente: Conselho de Administração
Nº da alteração: 19
Data da alteração: 20.04.18
Competências
SEÇÃO I
PRESIDÊNCIA
Art. 6° - À Presidência – PR, que tem por finalidade formular políticas e diretrizes empresariais, propor e implementar decisões do Conselho de Administração, coordenar a formulação e acompanhar a execução do planejamento global e setorial, bem como apoiar os órgãos internos no exercício de suas atividades, compete:
I. por meio da Assessoria da Presidência – APR
a) apoiar o funcionamento dos órgãos colegiados de deliberação superior (Conselhos de Administração e Fiscal) e os colegiados de apoio à Diretoria;
b) apoiar administrativamente o Diretor Presidente no exercício de suas atribuições;
c) monitorar a implementação das decisões tomadas pela direção da empresa (Conselho de Administração e Diretoria Colegiada);
d) conduzir, junto à Diretoria Colegiada, as ações necessárias ao estabelecimento de políticas e diretrizes relativas à comunicação institucional, de modo a orientar a elaboração do plano de comunicação da Empresa;
e) propor políticas, diretrizes, normas e procedimentos visando a eficiência administrativa da organização;
f) zelar para que as políticas e objetivos fixados pela direção da companhia sejam adequadamente cumpridos pelo corpo gerencial, nos respectivos níveis operativos;
g) contribuir, conjuntamente com a Assessoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional – ADI, para que cada área da empresa conheça as prioridades e projetos em curso e esteja ciente dos progressos realizados por outras áreas;
h) monitorar e apoiar, em articulação com a ADI, as unidades organizacionais na execução das iniciativas estratégicas a curto e médio prazos, a fim de cumprir com os objetivos fixados pela direção da empresa;
i) subsidiar a Diretoria Colegiada na tomada de decisão quanto às ações necessárias ao bom andamento das iniciativas estratégicas em execução, tanto em relação à disponibilização de recursos como na correção de rumo;
j) monitorar as atividades que não sejam de responsabilidade específica do presidente ou dos demais diretores, com o objetivo de dar o devido encaminhamento às mesmas e assegurar para que sejam conduzidas de acordo com as políticas e objetivos da companhia;
k) colaborar, com o apoio da Assessoria de Controles Internos - ACI, no estabelecimento de controles para garantir que a operação da empresa progrida na direção dos objetivos, instituindo relatórios e qualquer sistema de informação relevante para controle dos resultados.
II. por meio da Assessoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional – ADI:
a) coordenar o processo de planejamento estratégico e operacional da Empresa, bem como acompanhar e avaliar a sua execução;
b) promover, em articulação com os usuários, a racionalização de processos de negócio e de suporte ao negócio da Empresa;
c) administrar o portfólio de processos organizacionais da PRODEB promovendo sua divulgação;
d) homologar os projetos de arranjo físico (layout), visando a otimização dos fluxos de trabalho e a ocupação racional dos ambientes de trabalho, em articulação com a Gerência Administrativa - GAD;
e) gerir o Sistema de Comunicação Normativa da Empresa, elaborar e atualizar seus documentos regulamentadores, em conjunto com os respectivos gestores, promovendo a divulgação interna dos mesmos;
f) padronizar e elaborar os formulários em uso pela Empresa, inclusive os destinados a clientes, controlando sua utilização;
g) monitorar a informatização da Empresa e apoiar o desenvolvimento ou contratação de sistemas automatizados;
h) coordenar processos de mudanças organizacionais, bem como propor, implantar e acompanhar a adoção de técnicas gerenciais e métodos de trabalho voltados para o contínuo desenvolvimento empresarial;
i) elaborar os relatórios globais das atividades da Empresa.
III. por meio da Assessoria de Suporte Jurídico - ASJ
a) assessorar juridicamente as unidades organizacionais, quando assim for demandada, através da emissão de pareceres, resposta a consultas, participação em reuniões, elaboração de notas técnicas, ou por outros meios que a assessoria possa se tornar efetiva;
b) orientar e promover a defesa dos interesses da Empresa nas esferas judicial e administrativa;
c) estudar, interpretar e divulgar a legislação que tenha ou possa ter influência nas atividades da Empresa;
d) acompanhar as atividades desenvolvidas por escritórios de advocacia e profissionais da área do direito, contratados para atuar de forma preventiva ou contenciosa;
e) examinar e aprovar, previamente, as minutas de editais de licitação, contratos, acordos, convênios, ajustes e quaisquer outros que venham a constituir direitos e obrigações, ou a renúncia destes, bem como aqueles que importem na assunção de risco para a Empresa;
f) realizar o controle interno da legalidade dos atos instrutórios praticados nos processos diligenciados pela Comissão de Licitação, orientando quanto aos critérios e procedimentos de observância necessária e obrigatória para efetivação das aquisições e alienações;
g) assessorar a Comissão de Licitação na apreciação de recursos e impugnações, bem como na emissão de pareceres relativos a processos licitatórios;
h) analisar a legalidade e assistir a autoridade superior no controle dos atos a serem praticados ou já efetivados, opinando acerca da sua juridicidade.
Parágrafo Único: A Comissão de Licitação aludida nas alíneas "f e g" deste artigo terá suas competências, composição e prazo de duração estabelecidos em ato da Presidência.
IV. por meio da Assessoria de Controles Internos - ACI
a) elaborar e executar o Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna – PAINT, para o exercício seguinte, submetendo-o ao Diretor Presidente para aprovação;
b) realizar auditoria das demonstrações contábeis e financeiras da companhia com o objetivo de validar os números apresentados pela PRODEB;
c) validar os gastos da empresa e os seus impactos nas suas demonstrações contábeis e financeiras, através de análises mensais das contas de resultado da companhia;
d) apoiar os órgãos de controles externos, na condução de seus trabalhos realizados nas dependências da PRODEB;
e) acompanhar e controlar a implementação das providências recomendadas pelos órgãos de controle externo;
f) apoiar as áreas envolvidas na prestação de contas anual da PRODEB na sua elaboração, analisar e consolidar o resultado para posterior encaminhamento ao Tribunal de Contas do Estado da Bahia (TCE/BA);
g) encaminhar para a Auditoria Geral do Estado (AGE) a Prestação de Contas Anual da PRODEB, submetidas ao TCE/BA;
h) aplicar e manter atualizada a metodologia para apuração de custos adotada pela Empresa;
i) realizar a análise e consolidação do custo total dos produtos e serviços da PRODEB;
j) orientar os gestores da PRODEB em temas referentes a controles internos;
k) acompanhar a aderência dos processos organizacionais às normas legais, estatutárias e regulatórias, considerando o gerenciamento de riscos e análise de conformidade, de acordo com as diretrizes estabelecidas pelo Conselho de Administração e Diretoria Colegiada.
SEÇÃO II
DIRETORIA DE RELACIONAMENTO E ATENDIMENTO
Art. 7º - À Diretoria de Relacionamento e Atendimento – DRA, que tem por finalidade planejar, coordenar, executar e controlar as atividades de pré-venda, venda e pós-venda, contemplando o atendimento e relacionamento da Empresa com os clientes, bem como aquelas concernentes à prospecção de demandas, formulação das políticas de atendimento, formação de preços e gestão do portfólio de serviços, compete:
I. por meio da Gerência de Relacionamento – GRE, que tem por finalidade planejar, coordenar, executar e controlar as atividades relativas à venda dos produtos e serviços, contemplando a negociação, contratação de serviços e gestão dos contratos, à aplicação das políticas de atendimento e de relacionamento junto ao cliente, à prospecção de demandas de Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC), com vistas ao atendimento às necessidades dos clientes, além de manter a base de dados de clientes, visando o estabelecimento de ações de relacionamento com os mesmos:
a) gerenciar o atendimento ao cliente, visando a negociação e contratação dos produtos e serviços constantes no portfólio da Empresa, e a manutenção do relacionamento com os mesmos;
b) planejar e implementar ações voltadas à manutenção e ampliação da carteira de clientes da Empresa, em articulação com a Gerência de Comunicação e Marketing - GCM;
c) apoiar os clientes na elaboração de planejamentos setoriais e no uso de TIC e acompanhar as respectivas execuções;
d) representar o cliente perante a PRODEB e vice-versa, visando a manutenção do bom relacionamento;
e) conhecer o negócio do cliente, suas atividades, demandas e expectativas, bem como os meios através dos quais suprem suas necessidades de TIC;
f) elaborar projeções de produtos e serviços e respectiva receita, com base na carteira de clientes da PRODEB;
g) desenvolver novos negócios junto aos clientes, em articulação com as áreas executoras;
h) negociar e acompanhar a renovação e a execução dos instrumentos contratuais com clientes, quanto ao vencimento e saldo contratual, adotando as ações necessárias para a efetivação dos ajustes requeridos, com o suporte da Coordenação de Contratos e Convênios - COCOC;
i) manter o cadastro de clientes, preservando a qualidade de suas informações, bem como monitorar a base de conhecimento das relações com os mesmos, visando, especialmente, ações de relacionamento;
j) acompanhar o andamento das reclamações dos clientes, atuando em articulação com os respectivos gestores na resolução das mesmas, minimizando os impactos no relacionamento com os clientes;
k) identificar demandas dos clientes, que sejam estratégicas para a PRODEB, em articulação com a Diretoria de Relacionamento e Atendimento - DRA;
l) ter conhecimento pleno do portfólio de produtos e serviços da Empresa.
m) por meio da Coordenação de Contratos e Convênios – COCOC:
- elaborar, com orientação da Assessoria de Suporte Jurídico - ASJ, os modelos padrões dos instrumentos contratuais com Clientes;
- gerir os Contratos, Convênios, Acordos e Aditivos de Prestação de Serviços e das Cessões de Recursos Humanos;
- acompanhar o tramite de assinatura e publicação dos instrumentos contratuais, para seu posterior arquivamento;
- atualizar regularmente, os instrumentos contratuais de clientes com os preços de referência da PRODEB;
- informar à Gerência de Relacionamento - GRE, quanto à execução dos instrumentos contratuais firmados com clientes, no tocante aos prazos, valores e condições negociadas, como também fazer o acompanhamento e a publicação dos extratos (resumos) desses instrumentos contratuais;
- manter informadas as áreas envolvidas em relação às informações dos Contratos de Prestação de Serviços e dos Convênios de Recursos Humanos;
- manter atualizada a Tabela de Clientes.
II. por meio da Gerência de Comunicação e Marketing - GCM, que tem por finalidade planejar, coordenar, executar e controlar as atividades relativas a comunicação e marketing:
a) apoiar a alta administração na formulação da política de comunicação e de marketing institucionais;
b) elaborar, coordenar e executar o plano de comunicação e de marketing institucionais, em conformidade com as diretrizes emanadas da Diretoria Colegiada;
c) elaborar o plano anual de marketing de serviços;
d) planejar, coordenar e executar ações, eventos e campanhas para divulgação dos serviços, em articulação com a Gerência de Suporte ao Atendimento - GSA;
e) planejar e executar programas e ações contínuas de relacionamento com os clientes, em articulação com a Gerência de Relacionamento - GRE;
f) organizar e acompanhar a realização de campanhas e eventos institucionais;
g) divulgar eventos internos em articulação com a área demandante;
h) promover a uniformização da identidade visual da empresa;
i) planejar e coordenar a publicidade e propaganda da empresa, em consonância com a Secretaria de Comunicação - SECOM;
j) gerenciar e atualizar o site institucional da PRODEB e sua intranet;
k) prover e administrar os perfis institucionais nas mídias sociais;
l) dar suporte aos processos de mudança organizacional, quanto à forma e canais de comunicação mais adequados, em articulação com as unidades organizacionais envolvidas;
m) elaborar e divulgar informativos, notas e instrumentos oficiais de comunicação;
n) coordenar o relacionamento com os órgãos de imprensa;
o) realizar coberturas jornalísticas redigindo matérias e notas jornalísticas;
p) acompanhar as notícias de interesse da organização veiculadas nos diversos canais de comunicação.
III. por meio da Gerência de Suporte ao Atendimento - GSA, que tem por finalidade planejar, coordenar, executar e controlar as atividades de pré-venda e pós-venda, no que se refere a gestão de portfólio, desenvolvimento e formatação de novos produtos e serviços, elaboração e avaliação de planos de negócio, formação de preços, acompanhamento do desempenho dos produtos e serviços e avaliação da qualidade dos serviços prestados, bem como o gerenciamento de projetos:
a) fazer a gestão de projetos múltiplos no âmbito da Empresa, como também dar apoio técnico às áreas finalísticas quanto à aplicação da metodologia de gerenciamento de projetos e ferramentas utilizadas;
b) apoiar a gestão do portfólio de projetos estratégicos da Empresa, municiando a alta administração com informações relativas aos mesmos;
c) gerenciar e compartilhar as informações e documentações dos projetos, assim como o repositório de informações referentes a riscos, custos e lições aprendidas dos projetos finalizados;
d) padronizar e atualizar a metodologia e o uso de técnicas de gestão de projetos;
e) propor, disseminar, orientar e monitorar a aplicação da metodologia, do processo, dos padrões, das técnicas e de ferramentas de gerenciamento de projetos, promovendo ações que apoiem o desenvolvimento da cultura de gerenciamento de projetos;
f) por meio da Coordenação de Desenvolvimento e Acompanhamento de Produtos e Serviços – COAPS:
- gerir o processo de desenvolvimento de novos produtos e serviços;
- formatar novos produtos e serviços, e respectivo volume de vendas, a partir de demandas e novas prospecções de soluções;
- elaborar, gerenciar e revisar os Planos de Negócio dos produtos e serviços;
- criar pacotes de produtos e serviços, visando maximizar o resultado de vendas e a fidelização de clientes;
- definir acordos de níveis de serviços e disponibilidade destes, junto às áreas técnicas responsáveis;
- definir as métricas para monitoramento de desempenho de produtos e serviços, em articulação com as áreas técnicas;
- acompanhar o comportamento dos custos dos produtos e serviços elaborando análises de rentabilidade dos mesmos, em articulação com a Assessoria de Controles Internos – ACI;
- elaborar estudos específicos para formação e revisão de preços de produtos e serviços;
- elaborar e gerir o portfólio de produtos e serviços da empresa;
- elaborar e manter atualizadas metodologia e estratégias de formação de preços, destacando ponto de equilíbrio de venda;
- captar e organizar informações relevantes sobre o mercado, analisando tendências e cenários para melhor oferta de produtos e serviços;
- elaborar e atualizar, regularmente, a Tabela de Preços de Referência;
- apoiar a Gerência de Relacionamento - GRE no processo de negociação, no que se refere a formatação dos produtos e serviços;
- indicar a necessidade de eventos e campanhas para divulgação dos produtos e serviços, em articulação com Gerência de Comunicação e Marketing – GCM.
g) por meio da Coordenação de Acompanhamento da Qualidade – COAQI:
- monitorar a qualidade dos serviços prestados através de indicadores primários, em articulação com as áreas técnicas, visando a melhoria contínua desses serviços;
- monitorar, permanentemente, a qualidade do atendimento dos serviços prestados, subsidiando as áreas técnicas para a melhoria contínua do atendimento;
- acompanhar acordos de níveis de serviços, em articulação com as áreas técnicas responsáveis, avaliando os resultados medidos em comparação com os níveis de serviço pactuados com os clientes;
- acompanhar a implantação de novos produtos e serviços, visando garantir ao cliente a entrega do que foi efetivamente contratado;
- realizar a interlocução com o cliente para os assuntos relativos à pós-venda, quando necessário;
- interagir com a Gerência de Produção - GDP e a Assessoria de Governança de Soluções – AGS, quanto às questões técnicas relativas às implantações e acompanhamento dos produtos e serviços entregues aos clientes;
- monitorar a eficiência e o desempenho dos processos de atendimento de pós-venda;
- manter os canais de pós-venda ativos e atualizados;
- gerar relatórios periódicos dos monitoramentos realizados;
- elaborar e realizar as pesquisas de pós-venda e de satisfação dos clientes, promovendo avaliação dos resultados e sugerindo a adoção de medidas necessárias;
acompanhar a comunicação de atendimento pós-venda com os clientes, em alinhamento com a GCM e demais áreas envolvidas.
SEÇÃO III
DIRETORIA DE DESENVOLVIMENTO E INTEGRAÇÃO DE SOLUÇÕES
Art. 8º - À Diretoria de Desenvolvimento e Integração de Soluções – DIS, que tem por finalidade promover o desenvolvimento e manutenção, a integração e disponibilização de soluções de TIC (Tecnologia da Informação e Comunicação), através de análise, implementação, manutenção e gestão de sistemas de informações; prospecção, seleção e implantação de soluções; racionalização de processos de clientes e administração de dados compete:
I. por meio da Assessoria de Governança de Soluções – AGS, que tem por finalidade definir, implantar e acompanhar a aplicação das normas, padrões e metodologias utilizadas pelas Gerências de Soluções, relativos a modelagem de processos; engenharia de requisitos e negócio; garantia de qualidade do processo e do produto; administração de dados e Business Intelligence (BI); arquitetura, mobilidade e usabilidade de sistemas e portais; governo eletrônico e produtos de software:
a) definir processos de trabalho, metodologias e arquiteturas que deverão ser utilizadas na construção e manutenção das soluções;
b) auditar os processos, metodologias e arquitetura utilizados na prestação do serviço, com a finalidade de garantir que o mesmo está sendo desenvolvido seguindo o que foi estabelecido pela PRODEB;
c) pesquisar tecnologias e desenvolver soluções que contribuam no aumento de qualidade do serviço prestado e na produtividade das gerências;
d) prospectar, implantar e homologar soluções corporativas para o Estado ou de interesse da PRODEB;
e) assegurar a capacitação das equipes que compõem as gerências e promover a transferência de conhecimento (Mentoring) entre as mesmas;
f) gerir e acompanhar os indicadores de resultado do serviço reportando à Diretoria o desempenho de cada gerência;
g) monitorar o aumento de demanda de cada gerência fazendo propostas para otimização dos recursos disponíveis, de modo a melhor atender as necessidades dos clientes;
h) fomentar, disseminar e criar oportunidades para o desenvolvimento da modelagem de processos; engenharia de requisitos e negócio; garantia de qualidade do processo e do produto; administração de dados e Business Intelligence (BI); arquitetura, mobilidade e usabilidade de sistemas e portais; governo eletrônico e produtos de software, na PRODEB e no Estado.
II. Por meio das Gerências de Soluções – GS1, GS2, GS3 e GS4, que tem por finalidade elaborar, avaliar, propor, gerir, implementar e manter projetos de integração e de desenvolvimento de soluções; prospectar e propor soluções de software que atendam as necessidades dos clientes, nas áreas de processos, sistemas, administração de dados e Business Intelligence (BI):
a) Pelas Coordenações de Soluções (CSOL1, CSOL2, CSOL3, CSOL4, CSOL5, CSOL6, CSOL7 e CSOL8
)
- desenvolver projetos de sistemas, sites e portais utilizando arquitetura coorporativa e padrões definidos pela PRODEB e o Estado;
- desenvolver projetos de modelagem de processos, utilizando a Notação de Modelagem de Processos de Negócio (BMPN) e buscando a automação destes processos através de Business Process Management System (BPMS);
- sustentar (manutenção corretiva e adaptativa) sistemas, sites e portais e BPMS sejam estes desenvolvidos pela PRODEB ou legado de clientes;
- desenvolver projetos de administração de dados e de desenvolvimento de soluções de apoio à tomada de decisão (Business Intelligence (BI);
- sustentar (manutenção corretiva e adaptativa) dados e sistemas de BI, sejam estes desenvolvidos pela PRODEB ou legado de clientes;
- atuar nas atividades técnicas para implementação de soluções de software seja esta corporativa, ou não;
- desenvolver ou customizar produtos de software de interesse do Estado, principalmente os destinados a ações de e-Gov ou que representem oportunidade de negócio para a PRODEB;
- conhecer o negócio do cliente e propor soluções técnicas, criando novas oportunidades de negócio para a PRODEB;
adotar e acompanhar indicadores operacionais (orçamento e custo) e de desempenho (produtividade), focando no resultado.
§ 1° - Cada Gerência de Soluções – GS1, GS2, GS3 e GS4, de que trata o inciso II deste artigo, para consecução das suas atividades, contará com 2 (duas) Coordenações de Soluções - CSOL.
§ 2° - A atuação das Gerências de Soluções será com equipes multidisciplinares, distribuídas nas 8 Coordenações de Soluções, cujo atendimento será segmentado por clientes.
§ 3° - A distribuição dos clientes para atendimento pelas Gerências de Soluções será definida em ato do Diretor Presidente, de acordo com o volume de demanda desses clientes.
SEÇÃO IV
DIRETORIA DE INFRAESTRUTURA TECNOLÓGICA E CONECTIVIDADE
Art. 9º - À Diretoria de Infraestrutura Tecnológica e Conectividade – DTC, que tem por finalidade planejar, coordenar, executar e controlar as atividades concernentes a: modernização, operação e monitoramento do ambiente computacional centralizado e distribuído e das redes especializadas de comunicação, bem como a prestação de serviços relacionados; assessoramento e gestão da segurança integrada, compete:
I. por meio da Assessoria de Planejamento de Infraestrutura e Segurança – APS:
a) propor, disseminar, acompanhar a aplicação e ajustar continuamente, a Política de Segurança Integrada da Empresa, em articulação com a Diretoria Colegiada;
b) promover a criação de normas e procedimentos de segurança, em conjunto com as respectivas unidades gestoras;
c) propor padrões de acesso a sistemas de informações, visando nível adequado de segurança;
d) realizar auditorias nos processos da Empresa, quanto ao aspecto de segurança da informação;
e) gerenciar continuamente os riscos e vulnerabilidade de TIC sobre as operações e negócios da Empresa, coordenando as ações para minimizá-los;
f) prestar apoio consultivo nas questões relativas a segurança integrada em projetos e processos da Empresa;
g) planejar a capacidade do ambiente tecnológico a partir da identificação das necessidades atuais e futuras e da análise de performance e de previsão de crescimento;
h) propor alocação de recursos e alternativas tecnológicas para expansão da capacidade do ambiente tecnológico;
i) articular as ações necessárias, envolvendo software e hardware, para garantir os níveis de serviço de portfólio adequados ao ambiente operacional;
j) manter o mapa de configuração e utilização de recursos do Data Center, em articulação com as áreas envolvidas;
k) monitorar os níveis de serviços e indicadores da Diretoria de Infraestrutura Tecnológica e Conectividade – DTC;
l) definir, elaborar e manter os padrões dos processos de gerenciamento relativos à infraestrutura, operação e manutenção de serviços de tecnologia da informação e comunicação, no âmbito do Data Center PRODEB;
m) promover a realização de pesquisas relativas a recursos computacionais.
II. por meio da Gerência de Produção – GDP, que tem por finalidade planejar, coordenar, executar e controlar as atividades relativas a serviços de processamento de dados, hospedagem de serviços e servidores, armazenamento e recuperação de dados, suporte a produtos de informática e manutenção de equipamentos:
a) pela Coordenação de Produção – COPRO:
- manter em operação os equipamentos do Data Center, zelando por sua integridade, funcionalidade e segurança de acesso ao ambiente produtivo;
- identificar e gerenciar a solução de problemas técnicos, em articulação com as demais áreas envolvidas;
- apurar, acompanhar e controlar a qualidade dos serviços executados, de acordo com os níveis de serviço contratados;
- controlar e gerenciar a solicitação de produtos e execução dos serviços em produção;
- registrar, sistematicamente, eventos de interrupção anormal e refazimento de serviços, concernentes à sua área de atuação, bem como todas e quaisquer ocorrências que interfiram no bom funcionamento do ambiente operacional;
- monitorar redes especializadas, com base em regras e parâmetros definidos pelas áreas competentes;
- acatar os sistemas em implantação e avaliar os manuais de operação, documentação operacional e procedimentos de controle de qualidade e de serviço, verificando sua adequação aos padrões operacionais da Empresa;
- manter o controle dos arquivos armazenados, e das mídias utilizadas, e gerir o processo de armazenamento de segurança, administrando a retenção e recuperação de dados;
elaborar e manter procedimentos de backup e recuperação de banco de dados.
b) pela Coordenação de Suporte Tecnológico a Usuários - COSUT:
- instalar e configurar os produtos disponibilizados pela Empresa, para utilização em estações de trabalho, administrando seu uso junto ao ambiente usuário;
- pesquisar, cadastrar, avaliar e propor a aquisição ou adoção de produtos disponíveis no mercado, na sua área de atuação;
- acompanhar, disponibilizar e controlar novas versões de produtos, em sua área de atuação;
- dar suporte técnico na utilização dos produtos disponibilizados;
- elaborar, manter e controlar cadastro e o acervo de produtos e licenças de uso em ambiente usuário, adquiridos pela Empresa, e promover sua distribuição junto aos usuários;
- orientar os usuários quanto a utilização e conservação dos equipamentos sob sua responsabilidade.
c) pela Coordenação de Manutenção Elétrica e de Climatização - COMEC:
- elaborar e executar o Plano de Manutenção Preventiva das instalações elétricas e de climatização da Empresa;
- elaborar projetos elétricos e de climatização para os ambientes da Empresa;
- especificar equipamentos, materiais e serviços elétricos e de climatização, para contratação e / ou aquisição;
- gerir os serviços de instalação e manutenção dos meios de infraestrutura de energia da Empresa, incluindo as subestações de alimentação de energia elétrica, grupo moto gerador, no-break, banco de baterias, estabilizadores, sistemas de automação, sistema de proteção contra descarga atmosférica, motores elétricos, sistema de iluminação e sistemas elétricos de distribuição de energia;
- executar e controlar os serviços de instalação e manutenção dos meios de infraestrutura de climatização, incluindo as centrais de ar condicionado, linhas de água gelada, torres de resfriamento, tratamento químico do sistema de água gelada e condensação, dutos de climatização, bombas elétricas, aparelhos de climatização;
gerir os serviços de instalação e manutenção dos meios de infraestrutura do sistema de segurança contra incêndio da Empresa.
III. por meio da Gerência de Tecnologia e Conectividade – GTC, que tem por finalidade planejar, coordenar, executar e monitorar as atividades relativas aos serviços operacionais, banco de dados, núcleos de redes (backbones), contemplando o gerenciamento e a segurança operacional desses ambientes.
a) pela Coordenação de Suporte a Rede - COSUR:
- projetar, implantar, manter e gerir soluções de conectividade e segurança dos núcleos de redes (backbones) e do Data Center;
- planejar o crescimento do tráfego de redes, relativo aos backbones;
- elaborar, manter e acompanhar procedimentos de configurações referentes à qualidade, desempenho, disponibilidade, confiabilidade e segurança da rede de comunicação, no que se refere aos backbones;
- adotar medidas de auditoria e fiscalização dos serviços de rede contratados, garantindo a qualidade, desempenho, disponibilidade, confiabilidade e segurança da rede de comunicação, relativas aos backbones;
- manter atualizada a documentação da rede de comunicação, quanto aos backbones;
- realizar a gestão dos serviços previstos nas soluções de conectividade contratados;
prover e administrar os serviços de internet.
b) pela Coordenação de Suporte a Banco de Dados - COBAD:
- avaliar a aquisição, implantar e manter Sistemas de Gerenciamento de Banco de Dados - SGBD e ferramentas afins;
- participar de projetos de desenvolvimento, adaptação, avaliação e implantação de aplicações, no concernente à sua área de atuação;
- articular com as demais áreas competentes para definição de padrões e análise de aplicações;
- avaliar e dimensionar o uso de recursos, em articulação com as demais áreas envolvidas;
- criar, alterar e manter estruturas de bases de dados de clientes;
- analisar indicadores de desempenho e dados relativos a banco de dados e aplicações, divulgando e promovendo ações e procedimentos que resultem na melhoria da qualidade dos serviços;
- contribuir, na sua área de competência, em projetos para expansão, atualização ou substituição de equipamentos e softwares;
elaborar e manter atualizada documentação técnica interna e para as demais áreas envolvidas.
c) pela Coordenação de Suporte ao Ambiente Operacional - COSAO:
- avaliar, implantar e manter sistemas operacionais, bem como controlar as atualizações realizadas;
- desenvolver ou propor aquisição de sistemas e produtos de apoio ao ambiente operacional, bem como efetuar sua geração e manutenção;
- avaliar a implantação de novos equipamentos, técnicas, métodos e programas, em relação aos padrões adotados;
- participar na avaliação da adoção de técnicas e recursos especiais em sistemas aplicativos;
- monitorar e otimizar o ambiente operacional, efetuando ajustes e propondo o uso de técnicas no desenvolvimento e operação de sistemas e equipamentos;
- administrar a utilização e desempenho do conjunto de dispositivos de armazenagem de dados e efetuar o gerenciamento necessário para atender às necessidades de acesso em tempo real, com o máximo de confiabilidade e flexibilidade, em todos os ambientes;
- identificar e gerenciar a solução de problemas técnicos, em articulação com as demais áreas envolvidas;
- elaborar e manter a documentação técnica dentro dos padrões adequados, no concernente à sua área de atuação.
IV. por meio da Gerência de Redes de Comunicação - GRC, que tem por finalidade planejar, coordenar, executar e monitorar as atividades relativas aos serviços de elaboração de projetos de redes e diagnóstico em redes locais, bem como de implantação e manutenção das redes de comunicação de dados, contemplando o gerenciamento e a segurança operacional.
a) pela Coordenação de Planejamento e Projetos de Rede - COPRE:
- elaborar projetos de redes, em conformidade com os padrões vigentes;
- realizar diagnóstico de rede local, em articulação com as demais áreas envolvidas;
- projetar e fiscalizar a instalação e certificação de redes locais, seguindo as normas vigentes;
- manter atualizada a documentação relativa a pontos de acesso.
b) pela Coordenação de Implantação e Manutenção de Redes – COIMA
- implantar, manter e gerir soluções de conectividade, relativas a pontos de acesso;
- elaborar, manter e acompanhar procedimentos de configurações referentes à qualidade, desempenho, disponibilidade, confiabilidade e segurança da rede, relativos a pontos de acesso;
- adotar medidas de auditoria e fiscalização dos serviços de rede contratados, garantindo a qualidade, desempenho, disponibilidade, confiabilidade e segurança da rede, relacionados aos pontos de acesso;
- realizar a gestão dos serviços previstos nas soluções de conectividade contratadas, quanto aos pontos de acesso;
- planejar a capacidade de infraestrutura das redes de comunicação a partir da identificação das necessidades atuais e futuras de crescimento.
SEÇÃO V
DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS
Art. 10 - À Diretoria de Administração e Finanças – DAF, que tem por finalidade planejar, coordenar, executar e controlar as atividades concernentes à gestão de pessoas, materiais e patrimônio, compras, serviços gerais, faturamento, orçamento e custos, contabilidade financeira, de custos e fiscal, finanças, contratos e convênios, compete:
I. por meio da Gerência Econômico-Financeira – GEF, que tem por finalidade planejar, executar e controlar as atividades concernentes a faturamento, finanças, orçamento, contabilidade financeira e fiscal:
a) elaborar o orçamento empresarial anual e plurianual, em conjunto com as unidades internas;
b) acompanhar e controlar a execução orçamentária e proceder as revisões periódicas;
c) pela Coordenação de Planejamento Fiscal e Contabilidade – COFIS:
- elaborar o planejamento tributário que implique em economia fiscal.
- analisar documentos, registros e demonstrações contábeis para acompanhamento e avaliação sistêmica da realidade financeira e fiscal da empresa;
- elaborar estudos, projeções e estimativas de recolhimento e de apuração de impostos;
- elaborar recomendações para adoção da forma de recolhimento menos onerosa para a PRODEB, com base nas opções legais disponíveis;
- acompanhar os prazos tributários de recolhimentos e repasses, emitindo as guias de recolhimento e encaminhando as demais obrigações acessórias tributárias;
- manter a área em contínua atualização quanto ao conhecimento da legislação tributária;
- gerenciar os serviços contábeis contratados, garantindo a fidedignidade das informações e da aplicação das práticas e normas técnicas legais;
- acompanhar a qualidade e o cumprimento dos prazos dos serviços contábeis, atestando a sua execução;
- articular-se com as demais unidades da PRODEB, monitorando o fluxo de informações para a contabilidade;
- atender as demandas dos órgãos competentes relativas à situação fiscal da Empresa, fazendo o devido acompanhamento;
- elaborar a análise financeira e as demonstrações contábeis mensais e anuais, com vistas ao fechamento do balanço;
- efetuar o acompanhamento das despesas da Empresa;
- avaliar e acompanhar as implementações das recomendações dos órgãos de auditoria externa e interna.
d) pela Coordenação Financeira - COFIN:
- controlar os compromissos financeiros da PRODEB, mantendo atualizadas as informações das contas a pagar;
- elaborar o orçamento de caixa e acompanhar sua execução;
- preparar a programação e executar os pagamentos da empresa calculando as correções e encargos financeiros, quando couber;
- analisar o desempenho econômico financeiro da Empresa;
- controlar a movimentação bancária da Empresa;
- emitir, cancelar e substituir cheques e outros instrumentos de pagamentos;
- realizar a escrituração do caixa e elaborar os boletins diários, balanços e balancetes da tesouraria;
- efetuar o controle financeiro dos contratos de fornecimento de bens e serviços;
- encaminhar as faturas de matérias e serviços para atesto pelas respectivas unidades competentes;
- controlar a prestação de contas de adiantamentos;
- providenciar o recolhimento dos encargos retidos na fonte sobre serviços prestados por terceiros, bem como preparar os respectivos informes;
- preparar e controlar o faturamento dos serviços prestados e o ressarcimento de despesas de clientes;
- efetuar a cobrança e dar quitação às contas recebidas;
- manter atualizadas as informações sobre o faturamento, recebimento e o contas a receber, emitindo relatórios gerenciais;
- subsidiar a elaboração de previsões de recebimentos, para fins de montagem do fluxo de caixa;
- acompanhar, junto aos clientes, os processos de pagamento de faturas e demonstrativos de despesas emitidos pela PRODEB;
acompanhar a distribuição orçamentária e financeira de recursos aos diversos órgãos e entidades do Estado, destinados à realização de pagamentos à PRODEB.
II. por meio da Gerência de Gestão de Pessoas - GGP, que tem por finalidade planejar, executar e controlar as atividades concernentes à gestão de pessoas, visando o desenvolvimento das competências organizacionais, setoriais e individuais para alinhamento e obtenção de resultados:
a) pela Coordenação de Desenvolvimento de Pessoas - CODEP:
- elaborar e definir diretrizes referentes à implantação e manutenção dos programas de desenvolvimento das pessoas e das competências, bem como coordenar a sua execução;
- prover as necessidades de pessoal através de processo seletivo;
- elaborar e implementar o programa de integração e reintegração para os empregados Empresa;
- elaborar programas para desenvolvimento das competências, habilidades e atitudes dos empregados para um melhor desempenho profissional;
- incentivar o auto-desenvolvimento dos empregados;
- elaborar e acompanhar a execução do plano de estágio e do programa aprendiz;
- promover e acompanhar programas de remuneração variável;
- gerir o Plano de Remuneração, Cargos e Carreira;
- selecionar e controlar a aquisição do material bibliográfico, publicações e periódicos promovendo a circulação;
- manter, classificar e controlar os livros, periódicos, publicações e vídeos controlando o acesso aos mesmos;
- providenciar reserva, arrumação e acesso à sala de multiuso utilizada para treinamentos e a guarda dos seus equipamentos;
- contratar serviços de buffet e sonorização visando a realização de atividades de treinamentos internos;
- estimular o exercício da cidadania através do apoio aos programas institucionais de voluntariado e de responsabilidade social;
desenvolver programas e eventos de incentivo à confraternização, à integração e melhoria da qualidade de vida dos empregados, com o apoio da Gerência de Comunicação e Marketing - GCM.
b) pela Coordenação de Administração de Pessoas - COAPE:
- manter atualizado o cadastro e o arquivo de documentação de pessoal da Empresa;
- elaborar o quadro de lotação de pessoal e efetuar o seu acompanhamento;
- promover a transferência de pessoal e auxiliar nas movimentações entre as unidades da Empresa;
- processar as admissões, demissões, transferências e demais movimentações de pessoal, efetuando as devidas atualizações no Sistema de Recursos Humanos adotado pela PRODEB;
- encaminhar os candidatos para realização de exames pré-admissionais;
- providenciar a elaboração das folhas de pagamento dos empregados, diretores, conselheiros, aprendizes e estagiários;
- aplicar o Plano de Remuneração, Cargos e Carreira;
- preparar e expedir relatórios de ocorrência, certidões, atestados e declarações para empregados, entidades governamentais e outras instituições;
- elaborar e controlar o plano anual de férias da Empresa;
- coordenar e orientar a utilização pelos usuários, do sistema de freqüência adotado na Empresa;
- propor, promover e acompanhar a execução de programas e medidas relacionadas a medicina, higiene e segurança do trabalho;
- efetuar o controle de terceirizados da Empresa;
- preparar as guias de recolhimento das obrigações sociais, trabalhistas e tributárias, encaminhando-as à Coordenação Financeira;
- encaminhar à Coordenação de Financeira informações para o ressarcimento de despesas com pessoal lotado fora da sede;
- emitir o RAIS, DIRF, Informe de Rendimentos e demais documentos exigidos pela legislação pertinente;
- observar os prazos legais para os pagamentos e recolhimentos;
- fornecer as informações necessárias para projeção e acompanhamento de despesas com o pessoal;
- administrar os benefícios sociais, legais e espontâneos concedidos aos empregados, conforme critérios e procedimentos previamente definidos;
- acompanhar, sistematicamente, o clima organizacional para subsidiar as ações e programas de gestão de pessoas;
- providenciar credenciamento e manter atualizado o cadastro de credenciados dos serviços odontológicos, bem como gerir os contratos de credenciados ao plano de assistência odontológica da PRODEB;
- conferir, analisar e atestar os comprovantes de prestação de serviços odontológicos recebidos dos credenciados;
- controlar a distribuição de vales transporte e tíquetes refeição;
- providenciar, manter e gerir o seguro de vida em grupo;
- analisar e atestar a documentação fornecida pelos empregados para efeito de concessão de benefícios;
processar e apropriar os descontos e reembolsos dos benefícios concedidos, determinando a participação do empregado e da Empresa.
III. por meio da Gerência Administrativa – GAD, que tem por finalidade planejar, executar e controlar as atividades relativas a serviços gerais, administração de materiais e patrimônio, compras, segurança física e patrimonial e arquivo inativo de documentos:
a) pela Coordenação de Serviços Gerais - COSEG:
- preparar e encaminhar o expediente externo, bem como controlar e executar o recebimento e distribuição interna de correspondência;
- efetuar a gestão e guarda do arquivo inativo, em articulação com as unidades internas da PRODEB, incluindo a guarda, o controle e o descarte de documentos;
- prestar serviço de reprodução e encadernação de documentos;
- promover a elaboração e execução de projetos de arranjo físico, com a homologação da Assessoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional - ADI;
- executar e/ou acompanhar obras e serviços de ampliação ou recuperação do espaço físico da Empresa, em articulação com a Assessoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional - ADI;
- gerir a utilização do sistema de transporte da Empresa e de sua frota de veículos;
- efetuar a guarda e vigilância das instalações, locais de acesso e dependências da Empresa;
- recepcionar e controlar o acesso de visitantes às dependências da Empresa;
- controlar a entrada e a saída de equipamentos e materiais diversos, próprios, de colaboradores ou de terceiros, nas dependências da PRODEB, mediante autorização formal do titular da unidade solicitante;
- promover e executar procedimentos preventivos contra danos às instalações e pessoas, em articulação com a Assessoria de Planejamento de Infraestrutura e Segurança – APS e a Gerência de Gestão de Pessoas - GGP;
- realizar a movimentação de materiais e equipamentos, exceto de informática, dentro das instalações da Empresa;
- administrar o sistema telefônico da Empresa e os critérios definidos para sua utilização;
- promover, em articulação com o Técnico de Segurança do Trabalho, a manutenção preventiva e corretiva do sistema de combate a incêndio, incluindo os hidrantes, as mangueiras e os extintores;
- executar serviços de conservação, arrumação e limpeza das dependências da PRODEB;
gerir o serviço de protocolo da Empresa.
b) pela Coordenação de Patrimônio e Materiais - COPAM:
- atender e controlar requisições de materiais de estoque;
- efetuar análise sistemática do estoque de materiais, sugerindo exclusão ou inclusão de itens, com base nos dados de consumo;
- recepcionar, classificar, registrar o recebimento, manter a guarda e efetuar a entrega de materiais de consumo, de estoque e de aplicação direta;
- recepcionar, classificar, imobilizar, registrar e controlar bens móveis e imóveis da Empresa;
- executar as providências necessárias para alienação de bens e materiais;
- realizar, periodicamente, levantamentos físicos de materiais de consumo e permanentes;
- gerenciar o cadastro de materiais de consumo e permanente;
- organizar e controlar as áreas destinadas a almoxarifado de materiais de consumo e permanente, bem como observar e manter as condições de armazenamento;
- registrar e controlar bens de terceiros, sob a responsabilidade da Empresa;
- providenciar, manter e controlar contratos de seguro de bens móveis e imóveis;
- efetuar a manutenção preventiva e corretiva de bens, excetuados os de informática e aqueles sob a responsabilidade da Coordenação de Serviços Gerais- COSEG;
- analisar e controlar as requisições destinadas a aquisição de materiais e serviços, quanto a sua classificação;
- providenciar a indicação de bens para penhora, bem como o cadastramento e o controle dos mesmos;
- classificar os bens, materiais e serviços nos Pedidos de Compras, em articulação com o solicitante, SAEB/SIMPAS, visando a correta especificação do objeto;
- acionar as Comissões de Recebimento quando da entrega do objeto contratado para geração do Termo de Aceite Definitivo;
- encaminhar a documentação do recebimento de materiais e dos bens tombados, para providências pelas Coordenações de Compras - COCOP e Financeira - COFIN;
efetivar a movimentação de bens lógicos no sistema de controle patrimonial.
c) pela Coordenação de Compras – COCOP:
- analisar e controlar as requisições destinadas a aquisição de materiais, obras e serviços, articulando-se com os requisitantes para assegurar a correta especificação do objeto;
- definir a modalidade adequada para realização da compra, em articulação com a área solicitante e a Comissão de Licitação - CL;
- providenciar a abertura dos processos de compra de qualquer natureza e fornecer o apoio necessário para a CL visando a realização do certame licitatório;
- elaborar contratos e aditivos de fornecedores, com o assessoramento da Assessoria de Suporte Jurídico - ASJ, excetuando-se especificação do objeto e indicação de preço de referência;
- efetuar compras que dispensem ou não exijam licitação, mediante parecer jurídico competente;
- executar as providências necessárias para efetivação das aquisições decorrentes dos processos julgados;
- efetuar o cadastramento, a publicação, a distribuição, a guarda dos originais e o controle dos instrumentos contratuais com fornecedores, inclusive providenciando a remessa para os órgãos de fiscalização externa;
- fornecer informações a SAEB visando a manutenção e a atualização do cadastro de fornecedores e do banco de preços do SIMPAS;
- efetuar a guarda e o controle dos processos de compras durante a vigência dos seus respectivos contratos;
- realizar o diligenciamento dos contratos até a efetiva entrega do objeto;
- controlar os contratos com fornecedores informando às unidades gestoras as suas datas de finalização.
Art. 11 - Além das competências específicas, competirá a todas as unidades da Empresa:
I. planejar, coordenar e controlar as atividades concernentes à sua área de atuação;
II. avaliar a qualidade dos produtos e serviços recebidos dos fornecedores internos e externos para o desenvolvimento de suas atividades;
III. acompanhar os padrões e garantir a qualidade dos produtos e serviços gerados para seus clientes internos e externos;
IV. gerenciar o pessoal lotado nas suas respectivas áreas, conforme orientações da Gerência de Gestão de Pessoas- GGP;
V. providenciar e zelar pela utilização e conservação dos materiais de consumo e bens móveis, necessários às suas atividades;
VI. elaborar e manter a documentação técnica dentro dos padrões adequados, no que concerne à sua área de atuação;
VII. articular e dar apoio técnico à Diretoria de Relacionamento e Atendimento - DRA nas ações de atendimento a clientes e na formulação de propostas de serviços;
VIII. manter a Diretoria de Relacionamento e Atendimento – DRA informada dos assuntos, nas suas respectivas áreas de competência, que interfiram nas relações comerciais e de atendimento aos clientes;
IX. gerar e fornecer informações para apropriação de custos e faturamento dos serviços;
X. subsidiar a elaboração do planejamento e orçamento empresariais;
XI. propor medidas que visem a racionalização das atividades concernentes ao órgão, articulando-se com a Assessoria de Planejamento e Desenvolvimento Institucional – ADI para sua viabilização e regulamentação;
XII. propor e programar, em articulação com a Gerência de Gestão de Pessoas - GGP, a realização de capacitação;
XIII. gerir os contratos com fornecedores, nas suas respectivas áreas, controlando a execução e desempenho;
XIV. participar de Comitês Estratégicos, quando solicitada representação ou parecer do órgão;
XV. emitir pareceres relativos a assuntos concernentes às respectivas áreas;
XVI. executar serviços de consultoria e auditoria, na sua área de competência;
XVII. elaborar relatórios periódicos das atividades desenvolvidas, para fins de acompanhamento gerencial;
XVIII. promover e estimular a comunicação horizontal e vertical, articulando-se internamente para resolução de assuntos que dependam da ação de outras unidades;
XIX. coordenar ações relativas a projetos, mudanças tecnológicas e segurança, em articulação com a Assessoria de Planejamento de Infraestrutura e Segurança - APS;
XX. cumprir e fazer cumprir os documentos regulamentadores da Empresa;
XXI. participar de auditorias internas, na sua área de competência, fornecendo informações e documentos requisitados pela Assessoria de Controles Internos - ACI;
XXII. zelar pela manutenção da segurança física e patrimonial no ambiente da Empresa;
XXIII. executar atividades correlatas à natureza da unidade, não explicitadas regimentalmente.